La automatización de procesos se posiciona como una prioridad tecnológica para empresas en Costa Rica, por encima de otras soluciones vinculadas con inteligencia artificial, de acuerdo con un estudio realizado por Grupo CMA durante 2026.
Entre las 21 respuestas recopiladas, un 43% de las organizaciones señaló que la automatización es el tema que le interesa explorar primero, superando alternativas como agentes de inteligencia artificial, Microsoft 365 Copilot, gobierno y seguridad, y analítica.
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Sin embargo, el estudio también expone una brecha importante entre el interés por adoptar nuevas tecnologías y el nivel de preparación interna de las empresas.
Un 38% de las organizaciones consultadas reconoce que todavía necesita ordenar y digitalizar sus procesos, mientras otro 38% identifica la adopción segura de inteligencia artificial como uno de sus principales desafíos.
Los resultados fueron presentados en el marco de un encuentro organizado por Grupo CMA con líderes empresariales para analizar cómo convertir las inversiones tecnológicas en resultados concretos para los negocios.
Según la compañía, uno de los principales problemas es que muchas organizaciones han incorporado sistemas, licencias y herramientas digitales, pero todavía conservan procesos que dependen de correos electrónicos, documentos dispersos, archivos duplicados y reportes elaborados manualmente.
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Esto significa que aumentar la cantidad de tecnología disponible no necesariamente se traduce de forma automática en mayor eficiencia.
“Existe una voluntad clara de las empresas de avanzar hacia la automatización y la inteligencia artificial, pero este proceso debe comenzar por fortalecer la base: ordenar procesos, datos y documentos”, señaló Ingrid Artavia, ingeniera de Servicio especializada en Microsoft 365.
Artavia agregó que el proceso requiere determinar cuáles áreas tienen mayor potencial de mejora antes de implementar soluciones a gran escala.
“Es fundamental identificar oportunidades de mejora, priorizar procesos de alto impacto y avanzar mediante pilotos controlados que permitan validar resultados y escalar soluciones de manera efectiva”, explicó.
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Uno de los planteamientos centrales del análisis es que la automatización no consiste únicamente en trasladar una tarea manual a una plataforma digital.
De acuerdo con Grupo CMA, las organizaciones deben primero revisar la forma en que funcionan sus procesos, ordenar sus datos, definir controles y establecer con claridad qué resultado quieren obtener.
En muchas compañías, por ejemplo, las aprobaciones críticas todavía se realizan mediante correo electrónico, lo que puede dificultar la trazabilidad sobre quién autorizó una solicitud y en qué momento.
También es frecuente que la información se encuentre en distintas versiones de un mismo archivo, lo que provoca que diferentes equipos trabajen con datos distintos y puedan llegar a conclusiones contradictorias.
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Otro de los problemas identificados es la dispersión documental.
Cuando una organización no cuenta con una fuente oficial y claramente identificada, los trabajadores pueden utilizar documentos desactualizados o versiones diferentes de la misma información.
El estudio también señala que todavía existen empresas donde los reportes necesitan ser consolidados manualmente.
Esta situación puede generar retrasos entre el momento en que ocurre un hecho dentro de la organización y el instante en que la información finalmente llega a quienes deben tomar decisiones.
En algunos casos, según el análisis, la gerencia termina tomando decisiones con información parcial o tardía, incluso cuando la compañía dispone de múltiples plataformas y herramientas tecnológicas.
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Por esta razón, Grupo CMA sostiene que evaluar la madurez digital de una organización debe ser uno de los primeros pasos antes de avanzar hacia esquemas de automatización más complejos o incorporar soluciones de inteligencia artificial.
Entre las señales que pueden indicar que una empresa todavía necesita fortalecer su base tecnológica figuran aprobaciones críticas por correo electrónico, datos almacenados en diferentes archivos, documentos dispersos, consolidación manual de reportes y decisiones administrativas tomadas con información incompleta.
El diagnóstico adquiere relevancia en momentos en que la inteligencia artificial gana espacio dentro de las estrategias empresariales y aumenta el interés por herramientas capaces de automatizar tareas, generar información y apoyar procesos de toma de decisiones.
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El estudio sugiere, sin embargo, que para una parte significativa de las organizaciones costarricenses el reto inmediato todavía se encuentra en etapas más básicas de transformación digital.
Así, aunque la automatización aparece como la principal prioridad entre los participantes, los propios resultados muestran que muchas empresas deberán ordenar primero sus procesos, datos y documentos para que esas inversiones tecnológicas puedan traducirse en mejoras medibles.